Veel IT-medewerkers komen tegenwoordig nauwelijks toe aan het werk waarvoor ze zijn opgeleid. Niets is zo vervelend als telkens dezelfde handelingen te moeten uitvoeren. Inmiddels is het steeds gebruikelijker om technische processen en bedrijfsprocessen automatisch te laten verlopen. IT automation is een dagelijks onderdeel van het werk geworden van systeembeheerders, programmeurs en (DevOps) engineers. Bedrijven die actief met IT-automation aan de slag gaan profiteren van tijdwinst op de IT-afdeling, maken minder fouten en werken beter samen. Maar waar moet je nou aan denken bij het automatiseren van IT-processen? Waar is eenvoudig tijd te behalen?

DE VOORDELEN VAN IT AUTOMATISERING

 

TIJDSBESPARING

Door processen of handelingen te verwerken in een automatische flow verhoog je de productiviteit van je team. Werknemers zijn minder tijd kwijt aan het blussen van brandjes, en kunnen de focus houden op strategische projecten. De tijd die je bespaart kan ingezet worden voor zaken die al een tijdje in de ijskast stonden. Daarnaast maak je de efficiëntie nog een slag groter als je processen automatiseert die de onderlinge samenwerking verbeteren.

Het inrichten van nieuwe systemen zoals oa. laptops, smartphones, servers en netwerkapparatuur kost veel tijd om deze juist te configureren. Door aandacht te steken in een provisioning en MDM (Mobile Device Management) tool kun je ervoor zorgen dat je elke type apparaat maar 1 keer hoeft te configureren en te testen. Hierna neemt de tool deze handmatige configuratie uit handen en zorgt ervoor dat dit automatisch gebeurd voor nieuwe apparaten.

MINDER FOUTGEVOELIG

Mensen maken nou eenmaal fouten. Hoe vaak je een handeling ook uitvoert, als je iets door mensen laat doen kan het nooit waterdicht zijn. Met een geautomatiseerd proces voorkom je het risico op fouten. Het proces van bijvoorbeeld het aanmaken van gebruikersaccounts bevat veel variabelen welke door mensen ingegeven worden. Denk hierbij aan namen en machtigingen tot bepaalde bronnen. Door dit proces goed uit te werken, rekening te houden met het feit dat variabelen altijd kunnen veranderen en dit om te zetten in een template, kan er een redelijk efficiënte flow worden gecreëerd. Alsnog is deze door mensen gemaakt en kan altijd fouten bevatten. Gelukkig bestaan er ook weer technieken voor het automatiseren van controle van menselijke creaties zoals code. Deze techniek kan simpelweg gebruikt worden om te testen of alle mogelijkheden in een workflow de juiste uitkomst geven. Maar deze kan ook worden ingezet om bijvoorbeeld code te testen op kwetsbaarheden. Deze methode wordt Static Application Security Testing (SAST) genoemd en voornamelijk gebruikt om applicaties te testen voordat deze in productie gaan.

SCHAALBARE ORGANISATIE

Doe je alles handmatig, dan ligt er een grote verantwoordelijkheid bij de betreffende personen. Is er iemand afwezig, dan moet het overgenomen worden of ligt het proces stil. Bij mensenwerk kun je alleen groeien met extra personen, maar groeien met een geautomatiseerd proces is eenvoudiger, sneller en voordeliger. Met automatisering kun je daarnaast opschalen zonder dat informatie versnipperd raakt. Software welke systemen, diensten en infrastructuur beheert en bewaakt is erg waardevol en wordt essentieel als deze omgevingen groeien. Het beheren van een aantal computers is nog redelijk handmatig te doen. Maar het beheren en monitoren van duizenden systemen wil je misschien toch liever overlaten aan een goed stuk software. Remote Monitoring and Management software (RMM) zorgt ervoor dat alle assets op afstand actief beheert en gemonitord kunnen worden. Dit kan zo ingericht worden dat nieuwe systemen eenvoudig toegevoegd kunnen worden aan bestaande omgevingen. Binnen een RMM omgeving kan MDM ook een grote rol spelen. Deze werken samen om bijvoorbeeld automatisch nieuwe laptops te configureren waarna deze als bulk centraal beheert worden om eventuele wijzigingen te maken in configuratie naar wens van een klant. Ook kan hierdoor bij de uitbraak van een cyberaanval direct (automatisch) actie ondernomen worden om gebruikers te beveiligen.

Stel je voor dat een collega die ene e-mail voor het winnen van een gratis iPhone doorstuurt naar het hele bedrijf, waarbij je alleen maar even hoeft in te loggen met jouw account om deel te nemen aan de winactie. Dan zou het toch wel handig zijn dat de website van de winactie geblokkeerd kan worden voor medewerkers als blijkt dat er helemaal geen iPhone te winnen valt. In dit geval spreek je meer over Unified Endpoint Management (UEM), wat weer de opvolger is van MDM, Enterprise Mobility Management (EMM) en andere tools om systemen te beheren.

3 SOORTEN IT-PROCESSEN AUTOMATISEREN

 

REPETITIEVE TAKEN AUTOMATISEREN

Niets is zo vervelend als steeds dezelfde taken te moeten uitvoeren. Door te automatiseren voer je één enkele handeling die eerst honderd keer uitgevoerd moest worden, nu met één druk op de knop uit. Een voorbeeld: vroeger logde je 100 keer op de server in, en voerde je die handeling dus 100 keer uit. Nu hoef je maar een script af te tappen. Vooral bedrijven die veel updates draaien of veel aanpassingen op hun systeem doen hebben hier baat bij.

PROCESSEN AUTOMATISEREN

Bij het automatiseren van processen worden veel stappen doorlopen. Bijvoorbeeld server-, storage-, en netwerk deployment. Waar eerst het installeren van een applicatie uren werk kostte, lukt dit nu met een druk op de knop. Deze vorm van automatiseren zie je vaak bij de uitrol van nieuwe apparaten, maar ook bij taken vanuit de financiële of HR-afdeling.

BEHEER AUTOMATISEREN

Zoals al eerder genoemd, valt er ook te automatiseren op het gebied van beheer. Je kunt triggers plaatsen op data die uit monitoring komt, waarna dan automatisch een actie wordt uitgezet. Technisch gezien is dit ook een repetitief proces, maar op basis van informatie die je uit systemen krijgt.

WELKE IT AUTOMATION TOOLS ZIJN ER ZOAL?

 

HASHICORP TERRAFORM

Terraform is een “infrastructure as code” tool waarmee zowel cloud als on-premise infrastructuur ingericht kan worden aan de hand van configuratiebestanden welke voor de “gewone” mens begrijpbaar zijn. Eenmaal geconfigureerd is deze infrastructuur verder geheel in te richten en te beheren. Door deze tool is het uitbreiden van bijvoorbeeld een datacenter heel eenvoudig. Ook is het plaatsen van nieuwe servers en deze verbinden met het netwerk al voldoende om deze automatisch te laten inrichten om mee te draaien in het platform. Er bestaan uiteraard ook andere tools zoals Ansible, Puppet, Chef en Saltstack welke een vergelijkbare werking hebben.

Hierbij is de echte investering het maken van de juiste configuraties en kost het toevoegen van nieuwe systemen geen tijd meer.

MICROSOFT INTUNE

Microsoft Intune, onderdeel van Microsoft Endpoint Manager, is een cloudgebaseerde beheertool met de focus op Mobile Device Management (MDM) and Mobile Application Management (MAM). Deze kan door organisaties gebruikt worden om apparaten zoals werkstations, laptops, smartphones en tablets te beheren en tot een bepaald niveau toegang te geven tot bronnen van de organisatie en diensten van Microsoft. Denk hierbij aan het gebruik van jouw eigen smartphone voor het binnenhalen van de mailbox van het werk. Via Intune configureer je een aantal eisen waar de smartphone aan moet voldoen om e-mail veilig te kunnen synchroniseren. Zo kun je de toegang hiertoe beperken en altijd intrekken. Bijvoorbeeld wanneer een apparaat geen toegang meer mag hebben tot betreffende bronnen, omdat de eigenaar niet meer werkzaam is bij de organisatie of het apparaat gestolen is. Voor het grootste deel zal Intune worden gebruikt om daadwerkelijke apparaten van een organisatie zelf volledig in beheer te nemen. Hierbij is de hele provisioning cyclus voor een apparaat vanaf fabriek tot eindgebruiker mogelijk. Een laptop zou meteen uit de doos gebruikt kunnen worden door een nieuwe medewerker waarbij alles al automatisch wordt geconfigureerd en de medewerker hier weinig van merkt. Dit scheelt heel veel tijd voor een IT leverancier, gezien het hele configuratieproces ook niet meer handmatig opgestart hoeft te worden.

ATLASSIAN JIRA

Jira is van oorsprong een issue- en bugtracker en uitgegroeid naar een werkbeheertool welke voor veel verschillende doeleinden gebruikt kan worden. Zo kan Jira gebruikt worden voor oa. issue management, projectmanagement, planningen, workflows, rapportages en heeft het diverse integraties met tools voor ontwikkelaars. Een team kan Jira gebruiken om diverse werkzaamheden en taken te verdelen, de voortgang te loggen en vervolgens verder inplannen om inzicht te krijgen of bepaalde projecten op schema lopen. Ook kunnen er door integraties zoals plugins automatische handelingen worden verricht om bijvoorbeeld terugkerende taken op de radar te zetten, een instructie op basis van workflow te genereren en klanten van communicatie te voorzien. Omdat Jira nogal een krachtige en veelzijdige tool is geworden, is dit niet voor iedereen de perfecte match om mee te werken. Een goed en lichtgewicht alternatief is Baserow, wat weer een alternatief is van Airtable. Als gebruiksvriendelijkheid een echte prioriteit is dan kan Asana een betere optie zijn. Het is dus verleden tijd met de notitieblaadjes en todo-lijstjes. In deze software kun je (bijna) alles opnemen.

Er valt dus een hoop te automatiseren en daarmee veel tijd te besparen. Naast tijd profiteer je natuurlijk van veel meer voordelen; zoals verlaging van de foutgevoeligheid en het optimaliseren van de samenwerking binnen een afdeling. Welke methode(s) werken voor jou het beste?