IT-migratie: Hoe pakken wij dit aan?

Een ondernemer besteedt dagelijks veel tijd aan het managen van zijn of haar bedrijf, inclusief het aansturen van personeel en het opvolgen van klanten en bestellingen. Om deze taken efficiënt uit te voeren, vertrouwen ondernemers vaak op IT-apparatuur en verschillende softwaretoepassingen. Maar naarmate de markt verandert, de behoeften van klanten evolueren en het bedrijf zich ontwikkelt, is het ook noodzakelijk om de IT-infrastructuur en de IT-omgeving aan te passen aan deze veranderingen. Een nieuwe IT-omgeving levert je namelijk voordelen op in de vorm van efficiënter werken, verbeterde veiligheid, werken op afstand of kostenbesparing.

Bij een IT-migratie verplaats je (fysiek of virtueel) een werkomgeving naar een andere operationele omgeving. Dit kan gaan om servers, databases of netwerken, maar we zien ook veel bedrijven die nu pas migreren van on-premise naar clouddiensten. We leggen je graag uit hoe we zo’n overstap naar een nieuw platform aanpakken bij SuitIT.

IT-migratie in 4 fases

Bij SuitIT stellen we altijd voor om de aangeboden omgeving (voor zover mogelijk) gefaseerd in te voeren. Middels onderstaand stappenplan zorgen we ervoor dat al onze migraties soepel en vlekkeloos verlopen. Zo zorgen we ervoor dat in de nieuwe oplossing alles minimaal net zo soepel werkt als in de huidige IToplossing.

Fase 1. Inventarisatie

Als eerste inventariseren we alle werkplekken en voeren we de inrichtingswerkzaamheden voor de nieuwe omgeving uit. We gebruiken o.a. MS 365 + Intune om de overgang naar nieuwe apparaten en systemen te vergemakkelijken. Het helpt bij het implementeren van een gestandaardiseerde configuratie op nieuwe apparaten en het automatisch migreren van bestaande apparaten naar de nieuwe omgeving. We koppelen de werkplekken groepsgewijs op Intune. Men blijft in deze fase nog op de oude manier werken.

Fase 2. Demo-omgeving

In deze fase zijn alle werkplekken voorbereid voor de nieuwe omgeving o.b.v. Intune. We maken vervolgens een groep met testgebruikers, door de klant aan te wijzen. Deze groep krijgt de “nieuwe” werkwijze aangeboden op de werkplek. De installatie hiervan verloopt bij de eindgebruiker automatisch. Er kan nu worden getest hoe de nieuwe look en feel eruitziet en hoe alles werkt. We stemmen eventuele issues met elkaar af en testen nogmaals totdat het vlekkeloos werkt.

Fase 3. Migratiefase

In een nader te plannen weekend naar keuze migreren we de volledige data en zetten we de toegang tot de oude omgeving stop. Vooraf ontvangen alle gebruikers een instructie hoe er na het weekend gewerkt moet worden. Op maandagochtend gaan jullie ‘live’ en ondersteunen we bij het op gang helpen van alle werknemers met het nieuwe systeem.

Fase 4. Evaluatie

Zowel voor, tijdens, als na de migratie evalueren we de voortgang en maken we (in gezamenlijk overleg) aanpassingen waar nodig. Na de migratie besteden we nog aandacht aan het opruimen/afbouwen van de oude omgeving en het verder verbeteren van de nieuwe werkplek, zoals op securitygebied.

Praktische tips bij een IT-migratie

Gebruikersgemak op 1
Houd altijd het gebruikersgemak in gedachten bij het plannen en uitvoeren van de migratie. Zorg ervoor dat de nieuwe IT-systemen intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, zodat medewerkers gemakkelijk kunnen wennen aan de veranderingen. Test de nieuwe systemen grondig en verzamel feedback van gebruikers om eventuele knelpunten te identificeren en op te lossen.

Testmigratie met een projectteam/werkgroep
Voer een testmigratie uit met een speciaal projectteam of werkgroep. Deze groep fungeert niet alleen als testers, maar ook als interne ‘champions’ in de organisatie die de rest van de gebruikers kunnen ondersteunen bij de migratie. Zorg voor voldoende training en communicatie om ervoor te zorgen dat alle medewerkers goed voorbereid zijn op de veranderingen.

Duidelijkheid over data: Wat staat waar, is alles geback-upt?
Zorg voor een gedetailleerd overzicht van alle gegevens die gemigreerd moeten worden. Identificeer kritieke gegevens en zorg ervoor dat ze veilig worden overgebracht naar de nieuwe systemen. Maak back-ups van belangrijke gegevens voordat de migratie begint om eventueel verlies te voorkomen. Documenteer en communiceer duidelijk waar de gegevens zich bevinden en hoe ze toegankelijk zijn in het nieuwe systeem.

Afhankelijkheden: Continuïteit van bedrijfsvoering waarborgen
Identificeer afhankelijkheden tussen systemen en processen om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen tijdens de migratie. Breng eventuele risico’s in kaart en ontwikkel een plan om mogelijke verstoringen tot een minimum te beperken.

Team op locatie voor snelle bugfixes
Plan een ‘powerteam’ in dat direct beschikbaar is op locatie na de migratie. Dit team bestaat uit experts met uitgebreide kennis en capaciteit om eventuele bugs of problemen snel op te lossen. Met een standby team kun je efficiënt reageren op onverwachte problemen en minimaliseer je de impact op de gebruikers. Zorg ervoor dat er goede communicatielijnen zijn tussen het powerteam en de gebruikers om snelle ondersteuning te bieden wanneer dat nodig is.

Toe aan een modernisatie van jullie IT-omgeving?

Door de jaren heen hebben we bij SuitIT veel complexe IT-migraties uitgevoerd. Onze professionals hebben ruim tien jaar ervaring in het migreren van IT-systemen. We helpen je graag bij jouw IT-migratie! Neem vrijblijvend contact op voor de mogelijkheden.